Confidentialité et protection des renseignements personnels

Cadre législatif

Le cadre législatif en lien avec la protection des renseignements personnels de La Garantie de construction résidentielle (GCR) (ci-après « GCR ») est visé notamment par l’article 73 du Règlement sur le plan de garantie des bâtiments résidentiels neufs, RLRQ, c. B -1.1, r. 8 (ci-après le « Règlement ») lequel prévoit l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, RLRQ, c. P -39.1 (ci-après « LPRPSP ») à l’organisme.

 

Consentement – Consultation du site Web de GCR

En consultant le site Web de GCR, vous consentez à ce que celui-ci puisse recueillir et utiliser les informations, dont les renseignements personnels, aux fins pour lesquelles elles ont été recueillies, et ce, conformément à la présente politique et selon ce qu’il est requis ou permis par la loi.

Les modalités et les conditions de la présente politique pourraient être modifiées à tout moment. Il est donc conseillé de se référer régulièrement au site Web de GCR afin d’obtenir la dernière version disponible de la présente politique. En visitant le site Web de GCR, vous acceptez d’être lié à toutes et à chacune des modifications apportées à la présente politique, le cas échéant.

 

Engagement – Respect de la vie privée et protection des renseignements confidentiels

GCR s’engage à prendre toutes les mesures nécessaires pour garantir la confidentialité de toute information personnelle ou confidentielle qu’elle collige, recueille, utilise, communique, conserve ou détruit et à assurer la protection de la vie privée.

Cette politique décrit sommairement les pratiques et engagements de GCR pour la gestion des données qu’elle conserve en conformité avec la législation applicable, dont la LPRPSP.

 

Collecte et utilisation des renseignements personnels

Dans certaines sections du site Web de GCR, il est possible que celui-ci demande à l’utilisateur de fournir des renseignements personnels, dont son nom, son numéro de téléphone, ou son adresse de courrier électronique lorsqu’ils sont nécessaires afin de prendre contact avec l’utilisateur.

Lesdits renseignements seront utilisés uniquement dans le but pour lequel ils ont été communiqués, par exemple, pour inscrire l’utilisateur à un abonnement ou pour faire suite à une demande d’information.

Seuls les employés de GCR ayant la qualité requise pour répondre aux besoins des utilisateurs du site Web de GCR ont accès auxdits renseignements dans l’exercice de leurs tâches. Lesdits renseignements sont conservés en toute sécurité pendant le temps nécessaire afin d’accomplir lesdites tâches et, sous réserve de la présente politique, ne seront pas utilisés pour toute autre fin sans que le consentement préalable de l’utilisateur soit obtenu.

Il se pourrait que les renseignements recueillis par GCR par voie de son site Web soient utilisés lorsque cela est nécessaire pour des fins statistiques. Toutefois, ceux-ci seront dépersonnalisés ou anonymisés d’une façon qu’ils ne pourront pas être liés aux personnes concernées, et ce, conformément à la loi.

 

Informations transmises automatiquement et témoins

Lorsque l’utilisateur accède au site Web de GCR, un échange d’information automatique s’effectue entre le système d’exploitation utilisé par l’utilisateur, dont son ordinateur, et le serveur qui héberge le site Web de GCR, lequel constitue une exigence technologique inhérente à la navigation sur Internet.

L’information échangée ne touche pas les renseignements personnels de l’utilisateur, mais comprend toutefois les données suivantes :

• Le nom de domaine du fournisseur Internet et l’adresse IP ;
• Le type de fureteur Web et le système d’exploitation utilisé ;
• La date et l’heure de l’accès au site Web de GCR ;
• Les pages consultées, la fréquence des consultations et la durée de ces consultations.

Il est à noter que la collecte des données n’est pas utilisée pour colliger, communiquer ou échanger des listes ou des profils d’utilisateurs.

TÉMOINS

Les témoins, reconnus également sous le nom « cookies », sont des fichiers enregistrés par un serveur Web sur votre ordinateur. Nos témoins ne contiennent pas d’informations confidentielles ou personnelles. Les renseignements échangés, lesquels ne sont pas sensibles, entre votre ordinateur et notre serveur nous permettent de vous transmettre des données dans un format compatible avec votre équipement informatique et de recueillir des statistiques sur l’utilisation de notre site Web.

Nous utilisons également les témoins de la tierce partie Google Analytics et Wappalyzer afin d’analyser l’efficacité de notre site Web et d’en améliorer l’expérience. Vous pouvez en tout temps bloquer la transmission des données via votre fureteur Web. Cette désactivation pourrait cependant vous priver de certaines fonctionnalités du site Web de GCR, dont le changement de taille de caractères, et rendre la navigation plus difficile.

 

Transfert et partage de renseignements personnels avec des tiers

GCR ne vend pas à des tiers les renseignements recueillis par voie de son site Web.

Par ailleurs, GCR pourrait communiquer certains des renseignements recueillis par voie de son site Web avec ses fournisseurs de services, notamment dans les cas suivants :

• Pour l’affichage de publicités ciblées ou à l’intérieur des produits offerts par GCR, dont les abonnements ;
• La gestion des abonnements ;
• Les paiements de vos achats en ligne.

Voici la liste des partenaires et fournisseurs de GCR à qui nous pouvons transmettre vos renseignements personnels :

• Google : Statistiques visites et achats ;
• Mailchimp ;
• Google Ads : Statistiques visites ;
• Square

Détention, utilisation et non-communication des renseignements

La détention, l’utilisation et la non-communication des renseignements personnels ou confidentiels par GCR sont faites conformément à la législation applicable en matière de protection des renseignements personnels.

À cet égard :

• GCR prend les mesures de sécurité appropriées afin d’assurer la protection des renseignements personnels ou confidentiels collectés, utilisés, communiqués, conservés ou détruits ;
• les mesures de sécurité sont raisonnables, compte tenu de leur sensibilité, de la finalité de leur utilisation, de leur quantité, de leur répartition et de leur support ;
• GCR a adopté des politiques ainsi que des pratiques informatiques, lesquelles ont comme objectif la gestion et la protection des renseignements recueillis en ligne ;
• GCR veille à ce que les dossiers qu’elle détient sur autrui soient à jour et exacts au moment où elle les utilise pour prendre une décision relative à la personne concernée, notamment lors de l’analyse d’une demande d’accès à l’information ;
• Le consentement à la collecte, à la communication ou à l’utilisation d’un renseignement personnel détenu par GCR est obtenu d’une manière manifeste, libre et éclairée de la personne concernée ;

Bien que GCR emploie tous les efforts nécessaires afin de veiller à la protection des renseignements transmis par réseau, téléphone ou tout autre moyen électronique, aucune transmission d’informations par voie de ces moyens ne peut être entièrement protégée et pourrait être interceptée illicitement par des tiers non autorisés. En consultant le site Web de GCR, vous reconnaissez et acceptez que GCR ne peut garantir la sécurité absolue des renseignements transmis.

 

Droit d’accès et de rectification des renseignements personnels

Il est important que les renseignements que GCR détient sur vous soient exacts et à jour. Veuillez communiquer avec nous si ces renseignements changent. En vertu de la législation applicable, vous pouvez avoir accès à vos renseignements personnels et demander leur mise à jour ou leur rectification. Vous pouvez également obtenir communication des renseignements personnels que GCR détient sur vous dans un format technologique structuré. Vous pouvez aussi demander à ce que vos renseignements personnels soit transmis à toute personne ou à tout organisme autorisé par la loi à recueillir un tel renseignement.

 

Hyperlien vers d’autres sites Web

Le site Web de GCR pourrait offrir, pour votre commodité, des hyperliens vers d’autres sites Web, dont des sites gouvernementaux ou d’organismes publics ou privés. Il est à noter que du moment où vous suivez un de ces liens, vous quittez le site Web de GCR. Les renseignements échangés sur ces sites ne sont pas alors assujettis à la présente politique de confidentialité. Par ailleurs, le contenu ou les pratiques de ces sites ne sont pas endossés ou approuvés par GCR et cette dernière ne peut en être tenue responsable de l’utilisation faite sur ces sites Web, notamment à l’égard de la vie privée et de la protection des renseignements personnels.

Objectif et cadre législatif

Objectif de GCR : La protection des renseignements personnels et confidentiels est une priorité pour La Garantie de construction résidentielle (GCR) (ci-après « GCR »). La présente Politique de gouvernance à l’égard de la protection de renseignements personnels :

• détaille les moyens que notre organisme prend afin de garantir la protection, la confidentialité et l’exactitude des renseignements personnels qui lui sont fournis à titre d’administrateur du plan de garantie des bâtiments résidentiels neufs ;
• décrit sommairement les pratiques mises en place par GCR pour atteindre ces objectifs.

Cadre législatif : Le cadre législatif en lien avec la protection des renseignements personnels de GCR est visé notamment par l’article 73 du Règlement sur le plan de garantie des bâtiments résidentiels neufs, RLRQ, c. B -1.1, r. 8 (ci-après le « Règlement ») lequel indique :

Aux fins de la communication des renseignements, l’administrateur doit, quant au caractère confidentiel des renseignements qui lui sont communiqués par des personnes, tels les entrepreneurs, les banquiers et les consommateurs, se conformer à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (chapitre P-39.1).

Sur demande du bénéficiaire, l’administrateur doit donner accès au dossier concernant son bâtiment, lequel peut comprendre entre autres des rapports d’inspection ou d’intervention, des défectuosités constatées, des correctifs apportés, des plans et devis, des expertises utilisées pour les fins du rapport de l’administrateur et d’autres documents de même nature.

 

Engagement – Respect de la vie privée et protection des renseignements confidentiels

Engagement de GCR : GCR s’engage à prendre toutes les mesures nécessaires pour garantir la confidentialité de toute information personnelle ou confidentielle qu’elle collige, recueille, utilise, et conserve, et ce, de la façon et de la manière décrite dans la présente politique.

Définition de « renseignement personnel » : Aux fins de la présente politique, un « renseignement personnel » désigne tout renseignement qui concerne une personne physique et permet de l’identifier.

Définition de « renseignement confidentiel » : Aux fins de la présente politique, un « renseignement confidentiel » désigne toute information commerciale, financière, juridique, personnelle ou autre, divulguée par une personne, se rapportant notamment à ses activités commerciales ou toute autre information qui, au moment de sa divulgation, est identifiée comme étant confidentielle.

 

Collecte de renseignements personnels ou confidentiels

Nécessité de constituer des dossiers : Afin d’administrer le plan de garantie conformément au Règlement, GCR doit constituer des dossiers sur autrui, dont les « bénéficiaires » et les « entrepreneurs » au sens du Règlement, soit :

• « Bénéficiaire » : une personne, une société, une association, un organisme sans but lucratif ou une coopérative qui conclut avec un entrepreneur un contrat pour la vente ou la construction d’un bâtiment résidentiel neuf et, dans le cas des parties communes d’un bâtiment détenu en copropriété divise, le syndicat de copropriétaires ;
• « Entrepreneur » : une personne titulaire d’une licence d’entrepreneur général l’autorisant à exécuter ou à faire exécuter, en tout ou en partie, pour un bénéficiaire des travaux de construction d’un bâtiment résidentiel neuf visé par le présent règlement.

Moment de la constitution d’un dossier : Des dossiers pouvant contenir des renseignements personnels ou confidentiels sont constitués, notamment, lors :

1. d’une demande d’accréditation d’un entrepreneur, d’une demande de renouvellement d’accréditation d’un entrepreneur ou lorsqu’un changement est survenu dans le dossier ;
2. de l’enregistrement d’un « bâtiment » au sens du Règlement ou la réception des contrats en lien avec l’achat ou la construction d’un tel bâtiment ;
3. de la réception d’une dénonciation ou d’une réclamation faite par un bénéficiaire ;
4. d’une prise en charge d’un dossier par GCR, conformément au plan de garantie.

Types de renseignements recueillis : Dans l’exercice de son rôle d’administrateur du plan de garantie, GCR peut ou doit obtenir des renseignements personnels ou confidentiels d’un individu ou d’une entreprise, dont leur(s) :

• Nom ;
• Adresse ;
• Numéro de téléphone ou numéro de fax ;
• Adresse de courrier électronique ;
• Informations en lien avec leurs institutions financières ;
• Résolutions ;
• États financiers complets vérifiés ou accompagnés d’un rapport de mission d’examen ;
• Bilans personnels.

Confirmation de GCR :  GCR confirme que dans son rôle d’administrateur du plan de garantie réglementé et d’ordre public :

1. Elle a un intérêt sérieux et légitime de constituer des dossiers sur autrui ;
2. Elle ne recueille que les renseignements nécessaires à l’objet du dossier et pour les fins visées par le Règlement et la législation applicable ;
3. Ces renseignements sont recueillis par des moyens licites ;
4. Elle recueille des renseignements personnels sur autrui auprès de la personne concernée, à moins que celle-ci ne consente à la cueillette auprès de tiers ou à moins que la loi permette de recueillir les renseignements sans le consentement de la personne concernée.

Rectification ou suppression d’un renseignement personnel : Toute personne sur qui GCR détient un renseignement personnel pourrait demander à ce qu’une information inexacte, incomplète ou équivoque la concernant soit corrigée ou supprimée, et ce, en formulant une demande écrite à cet effet à la personne responsable de son dossier.

Délai de traitement : GCR donne suite à une demande de rectification ou de suppression avec diligence et au plus tard dans les trente (30) jours suivant la date de réception de la demande.

 

Détention, utilisation et non-communication des renseignements

Conformité à la législation applicable : La détention, l’utilisation et la non-communication des renseignements personnels et confidentiels par GCR sont faites conformément à la législation applicable en matière de protection des renseignements personnels.

Utilisation des renseignements personnels ou confidentiels : GCR pourrait utiliser vos renseignements personnels ou confidentiels afin de notamment:

1. Étudier une demande d’accréditation ou une demande de renouvellement d’accréditation faite par un entrepreneur ;
2. Étudier une demande quant à l’enregistrement d’un « bâtiment » au sens du Règlement ;
3. Traiter une dénonciation ou une réclamation faite par un bénéficiaire ;
4. Rédiger une décision suivant le traitement d’une dénonciation ou une réclamation faite par un bénéficiaire ;
5. Prendre en charge des travaux de parachèvement ou de correction ;
6. Vous communiquer des informations requises dans l’exercice de ses fonctions en tant qu’administrateur du plan de garantie.

Non-communication des renseignements personnels ou confidentiels à des tiers : Les renseignements personnels et confidentiels détenus par GCR ne seront pas communiqués à des tiers, sauf dans les cas où GCR a obtenu le consentement écrit préalable de la personne concernée ou dans les cas d’exceptions prévus par la législation applicable.

Obtention du consentement : Le consentement à la collecte, à la communication ou à l’utilisation d’un renseignement personnel ou confidentiel détenu par GCR est obtenu d’une manière manifeste, libre et éclairée de la personne concernée, notamment, par voie de formulaires conçus à cet effet par GCR.

Mesures de sécurité : GCR prend les mesures de sécurité appropriées afin d’assurer la protection des renseignements personnels ou confidentiels collectés, utilisés, communiqués, conservés ou détruits, dont :

1. L’utilisation d’un réseau privé virtuel ;
2. L’authentification multifacteur ;
3. L’utilisation de logiciel anti-malveillant ;
4. La connexion limitée par des conditions d’emplacement ;
5. La surveillance par des tiers du parc informatique ;
6. L’établissement d’un calendrier de conservation ;
7. La formation de ses employés, incluant des campagnes de sensibilisation sur la sécurité des données.

Les mesures de sécurité ont été prises, compte tenu de la sensibilité, la finalité, l’utilisation et le support des renseignements personnels et confidentiels détenus.

Dossiers à jour : GCR veille à ce que les dossiers qu’elle détient sur autrui soient à jour et exacts au moment où elle les utilise pour prendre une décision relative à la personne concernée, notamment lors de l’évaluation d’une demande d’accréditation ou de renouvellement d’accréditation auprès de GCR ou lorsque GCR évalue une demande de réclamation prévu au Règlement.

 

Accès des personnes concernées aux informations personnelles ou confidentielles

Demande d’accès à l’information : Conformément à la loi applicable, GCR communique à la personne concernée les renseignements personnels la concernant, à la suite de la réception d’une demande écrite à cet effet.

Façons de communiquer une demande : Toute personne voulant effectuer une demande d’accès à l’information pourrait procéder par les voies suivantes :

• En transmettant un courriel à accesinfo@garantiegcr.com ;
• En transmettant une lettre adressée au Responsable de la protection des renseignements personnels aux bureaux de GCR situés aux 4101, rue Molson, bureau 300, Montréal (Québec) H1Y 3L1.

Forme d’une demande : Une demande d’accès à l’information ne sera considérée que si elle est faite par écrit par une personne justifiant son identité à titre de personne concernée ou à titre de personne pouvant valablement demander la communication des renseignements personnels de la personne concernée à titre de représentant, d’héritier, etc.

Délai de traitement : GCR donne suite à une demande d’accès à l’information avec diligence et au plus tard dans les trente (30) jours suivant la date de réception de la demande.

Insuffisance d’informations : Dans la mesure où la demande d’accès à l’information n’est pas suffisamment précise ou lorsqu’une personne le requiert, la personne responsable du traitement de la demande d’accès à l’information doit prêter assistance pour identifier les renseignements personnels recherchés.

Règles applicables à la conservation et à la destruction des renseignements personnels

Délai de conservation : Un renseignement personnel ou confidentiel est conservé par GCR jusqu’au temps que les fins pour lesquelles ledit renseignement a été recueilli sont accomplies. Un calendrier de conservation a été conçu par GCR à cet effet.

Suppression des données : Lorsque les fins pour lesquelles un renseignement personnel a été recueilli ou utilisé sont accomplies, le renseignement personnel doit être détruit par suppression définitive.

 

Rôles et responsabilités des membres du personnel tout au long du cycle de vie des renseignements personnels

Responsabilité des employés : La protection des renseignements personnels et confidentiels est une responsabilité partagée par tous les employés de GCR.

Critère de nécessité : Dans l’exercice de leurs fonctions, les employés de GCR ne recueillent et utilisent que les renseignements nécessaires, notamment en vertu du Règlement, dans l’exercice de leurs tâches.

Sauvegarde des renseignements personnels ou confidentiels : Les renseignements personnels utilisés par les employés de GCR sont sauvegardés dans un endroit sécurisé, lequel n’est accessible que suivant un processus d’authentification multifactoriel.

Formation des employés : Les employés de GCR sont formés quant au traitement et à la protection des renseignements personnels conservés par GCR, en suivant notamment des formations portant sur la cybercriminologie.

Toute personne voulant effectuer une demande d’accès à l’information peut procéder par les voies suivantes :

• En transmettant un courriel à accesinfo@garantiegcr.com ;
• En transmettant une lettre adressée au Responsable de la protection des renseignements personnels aux bureaux de GCR situés aux 4101, rue Molson, bureau 300, Montréal (Québec) H1Y 3L1.

Pour toute question au sujet de ces politiques ou pour formuler une plainte quant au traitement d’une demande d’accès à l’information, vous pouvez soumettre votre demande par la poste, par courriel ou en personne au:

Responsable de la protection des renseignements personnels
Cédrik Foisy
Garantie de construction résidentielle (GCR)
4101, rue Molson, bureau 300
Montréal (Québec) H1M 3L1
accesinfo@garantiegcr.com